Administratief Medewerker
Event Organisator
Ben jij een organisatorisch talent met een passie voor events en administratie? Voor onze dynamische organisatie zoeken wij een collega die het kloppend hart vormt van onze Sales Support binnen team LLO. Als veelzijdige administratieve kracht zorg jij ervoor dat alles achter de schermen tot in de puntjes geregeld is. Dankzij jouw nauwkeurigheid en structuur verlopen de administratieve processen rondom onze evenementen soepel en efficiënt.
Over ons – LLokaal & Sales Support Team
LLokaal is dé fysieke plek in Leiden waar onderwijs, arbeidsmarkt en overheid samenkomen om iedereen te ondersteunen in hun persoonlijke en professionele groei. Vanuit LLokaal faciliteren we inspirerende evenementen, leertrajecten en loopbaanontwikkeling, waarbij we nauw samenwerken met bedrijven, onderwijsinstellingen en regionale partners. Ons Sales Support team is een kleinschalig, hecht en flexibel werkend team binnen het Centrum voor Service en Support en Financiële Zaken. Wij ondersteunen onder andere het volledige verkoopproces van maatwerkonderwijs, trainingen en evenementen – van eerste klantcontact tot evaluatie.
Wat ga je doen als Event Organisator?
Je ondersteunt bij het opstellen van draaiboeken, houdt deelnemerslijsten en planningen bij, verzorgt de communicatie met betrokkenen en zorgt dat alle gegevens tijdig en correct verwerkt worden in de administraties. Jij bent de stille kracht achter een vlekkeloze organisatie!
Organiseert evenementen van A tot Z in nauwe samenwerking met de medewerkers van Grand Café LLokaal.
Voert intakegesprekken met klanten om wensen en doelstellingen scherp te krijgen en denkt hier graag mee en je bent de vaste aanspreekpunt voor de klant gedurende het hele traject.
Registreert relaties in het CRM-systeem en houdt deze actueel
Stelt offertes op in het CRM-systeem
Maakt kostprijsberekeningen en voert prijsonderhandelingen met (potentiële) klanten.
Stelt een actielijst en draaiboek op en zorgt ervoor dat alle acties door de juiste collega’s of partners worden uitgevoerd.
Schrijft, bewaakt en actualiseert draaiboeken en zorgt dat iedereen op de hoogte is van hun rol.
Zorgt voor de facturatie
Voert evaluaties uit met de klant om de samenwerking en het resultaat te verbeteren
Analyseert verkoopprijzen en doet voorstellen
Zoek verbinding tussen het evenement en mboRijnland en/of LLokaal en brengt deze bij elkaar.
Denkt mee over de verdere ontwikkeling en professionalisering van evenementen binnen LLokaal.
Bouwt en onderhoudt een relevant netwerk binnen en buiten mboRijnland.
Regelt praktische zaken met leveranciers: van het aanvragen van offertes tot de uiteindelijke uitvoering.
Voert diverse ondersteunende taken uit zoals afspraken inplannen, drukwerk verzorgen, goodiebags vullen en badges maken.
Monitort en evalueert evenementen, signaleert knelpunten en stuurt bij waar nodig.
Draagt actief bij aan de kennisdeling, samenwerking en afstemming tussen verschillende teams en disciplines binnen de organisatie.
Wat neem jij mee?
Je bent communicatief sterk – zowel mondeling als schriftelijk.
Je bent nauwkeurig, betrouwbaar en zelfstandig.
Je houdt van regelen en denkt in oplossingen.
Je bent creatief, flexibel en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken.
Je bent een echte teamspeler en sparringpartner op meerdere niveaus.
Je bent een spin in het web, die graag ontzorgt en overzicht houdt.
Je hebt aantoonbare ervaring met het organiseren van middelgrote tot grote evenementen.
Je kunt goed werken met strakke deadlines.
Je bent iemand die zijn/haar werk flexibel in kan plannen en niet vastzit aan vaste werkdagen, tijden.
Wat bieden wij jou?
Een uitdagende functie in een dynamische en betekenisvolle werkomgeving.
Veel ruimte voor eigen initiatief en creativiteit.
Samenwerking met bevlogen collega’s binnen én buiten LLokaal.
De kans om impact te maken op onderwijs en de regionale arbeidsmarkt.
Een werkplek op een inspirerende locatie in het hart van Leiden.
Conform functiebouwwerk van mboRijnland word je benoemd in de functie van medewerker administratie D. De functie is ingeschaald in schaal 7 conform CAO MBO. Het maximum van schaal 7 is € 3.730 bruto per maand.
Daarnaast bieden wij:
8,33% eindejaarsuitkering;
bijdrage van 70% aan de pensioenpremie;
de mogelijkheid om binnen redelijkheid je werk flexibel te plannen;
31 vakantiedagen per jaar bij een fulltime aanstelling;
bijdrage aan de aanvullende ziektekostenverzekering;
een laptop volgens onze BYOD-regeling;
een aantrekkelijke vervoersregeling bestaande uit een fietsregeling en ns-businesscard;
ruime scholingsfaciliteiten.
Enthousiast?
Herken jij jezelf in deze functie en zie jij jezelf al staan tussen banners, catering, draaiboeken en enthousiaste deelnemers? Solliciteer dan direct! Heb je eerst nog vragen? Neem gerust contact met Ajin Sofi via asofi@mborijnland.nl.
Solliciteren?
Solliciteren kan tot 29 augustus 2025 via de onderstaande sollicitatie button.